Górnośląska Agencja Przedsiębiorczości i Rozwoju sp. z o.o. z Gliwic zaprasza do składania ofert na stanowisko: SEKRETARKA / ARCHIWISTKA.
Zakres obowiązków:
- Prowadzenie bieżącej obsługi sekretariatu spółki;
- Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
- Obsługa i dbanie o prawidłowy przebieg procesu obiegu dokumentacji w wersji papierowej i elektronicznej;
- Odbieranie dokumentów za pośrednictwem platformy elektronicznej ePUAP (sekap);
- Przygotowywanie oraz wysyłka korespondencji, również za pośrednictwem firmy kurierskiej;
- Obsługa połączeń telefonicznych oraz poczty elektronicznej;
- Wypisywanie i prowadzenie ewidencji delegacji pracowniczych;
- Prowadzenie rejestru umów zawartych przez spółkę;
- Nadzorowanie i prowadzenie systemu rezerwacji sal konferencyjnych;
- Organizacja i obsługa spotkań;
- Zaopatrzenie w materiały biurowe i artykuły spożywcze, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania biura;
- Współpraca z pozostałymi działami firmy;
- Obsługa biurowa firm wynajmujących pomieszczenia, w tym odbiór poczty, skanowanie i kserowanie dokumentów;
- Prowadzenie archiwum zakładowego i spraw związanych z archiwizacją dokumentów;
- Opracowanie systemu i instrukcji archiwizacji dokumentów w archiwum zakładowym;
- Przygotowanie dokumentów do przekazania do archiwum;
- Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych (działów firmy) do archiwum zakładowego;
- Pakowanie, składowanie i udostępnianie dokumentów zarchiwizowanych;
- Prowadzenie ewidencji zasobów archiwum zakładowego;
- Nadzór nad przechowywaną w archiwum dokumentacją;
Wymagania:
- minimum średnie wykształcenie
- mile widziane doświadczenie w pracy w archiwum
- prawo jazdy kat. B
- dobra znajomość pakietu MS Office
- umiejętność obsługi urządzeń biurowych
- odpowiedzialność, rzetelność i zaangażowanie
- komunikatywność i umiejętność pracy w zespole
- wysoka kultura osobista
Oferujemy:
- zatrudnienie na podstawie umowy o pracę
- wynagrodzenie adekwatne do zakresu zadań
- szkolenia
Sposób złożenia aplikacji:
- CV oraz list motywacyjny należy przesłać w formie elektronicznej na adres e-mail: kwojcik@gapr.pl do dnia 21.04.2017 lub złożyć osobiście/pocztą na adres Górnośląskiej Agencji Przedsiębiorczości i Rozwoju Sp. z o.o., o ważności aplikacji decyduje data wpłynięcia dokumentów do Górnośląskiej Agencji Przedsiębiorczości i Rozwoju Sp. z o.o.
Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami. Wybrane osoby zostaną powiadomione o terminie rozmowy kwalifikacyjnej telefonicznie.
Informacje dotyczące naboru: tel. 32 33-93-199
CV oraz list motywacyjny należy przesłać na adres e-mail: kwojcik@gapr.pl do dnia 21.04.2017